Caderno de fiado: como organizar (com modelo de página) e quando trocar por planilha ou aplicativo

Um caderno de fiado bem organizado tem uma página por cliente, e cada linha registra quatro coisas: a data, o que foi levado, o valor e o saldo atualizado. Quando o cliente paga, o pagamento entra numa linha própria e o saldo cai. Com isso, você responde em dez segundos a pergunta "quanto eu tô devendo?", e o cliente não tem como discordar, porque está tudo ali, linha por linha.

O caderno funciona bem enquanto você tem poucos clientes no fiado e só você anota. Quando a lista cresce, quando mais de uma pessoa atende o balcão, ou quando você começa a perder tempo somando páginas no fim do mês, vale passar para uma planilha ou para um aplicativo de fiado. Abaixo tem o modelo de página pronto, as regras que evitam confusão e um teste pra saber se já passou da hora de trocar.

Como organizar o caderno de fiado

O problema da maioria dos caderninhos não é o caderno. É anotar tudo misturado, na ordem em que as coisas acontecem: "Dona Célia 23,50", "Zé 12", "Dona Célia pagou 10". No fim do mês ninguém sabe quem deve quanto.

A organização que resolve isso é simples:

• Uma página (ou mais) por cliente. Nada de lançamento corrido de vários clientes na mesma folha.
• Índice nas primeiras folhas. Nome do cliente e número da página. Se o caderno não tem página numerada, numere à mão antes de começar.
• Saldo em toda linha. Não deixe para somar depois. Cada compra soma, cada pagamento subtrai, e a última linha sempre mostra quanto a pessoa deve hoje.
• Pagamento em linha própria. Nunca risque uma compra quando o cliente paga. Risco some com a história e abre espaço pra discussão.
• Caneta, não lápis. Lápis apaga, e apagado vira desconfiança.
• Rubrica do cliente quando der. Uma rubrica na linha da compra ajuda muito se um dia houver dúvida. Mais sobre isso no nosso guia sobre se vender fiado é legal e o que serve de prova.

Modelo de página de caderno de fiado

Copie este modelo no topo de cada página do cliente:

Cabeçalho da página

• Nome completo:
• Apelido (como você chama no balcão):
• Telefone / WhatsApp:
• Endereço ou ponto de referência:
• Limite combinado: R$
• Dia combinado de pagamento:

Colunas (desenhe com régua)

1. Data
2. O que levou (ou número da comanda/cupom)
3. Valor da compra
4. Valor pago
5. Saldo
6. Rubrica

Exemplo de como fica preenchido (valores hipotéticos):

• 02/10: arroz 5 kg e óleo, compra R$ 38,00, saldo R$ 38,00, rubrica da cliente
• 06/10: pão e leite, compra R$ 14,50, saldo R$ 52,50, rubrica da cliente
• 10/10: pagou R$ 30,00 em Pix, saldo R$ 22,50
• 13/10: café, compra R$ 19,90, saldo R$ 42,40, rubrica da cliente

Repare que o saldo está sempre na última coluna. Se a cliente perguntar quanto deve no dia 13, a resposta é R$ 42,40, sem calculadora.

Fiado que não tem saldo atualizado não é controle. É lembrança, e lembrança dá briga.

Três regras que valem para qualquer caderno

1. Limite por cliente. Defina quanto cada pessoa pode ficar devendo e escreva no cabeçalho. Quando bater no limite, a conversa é mais fácil porque a regra já estava combinada.
2. Dia de acerto. Combine um dia (dia do pagamento, toda sexta, dia 10). Fiado sem prazo vira dívida esquecida.
3. Fechamento mensal. Uma vez por mês, passe por todas as páginas e anote numa folha separada: cliente, saldo, data do último pagamento. Essa folha mostra quem está atrasado. O passo a passo completo está no guia de como controlar fiado na loja.

Caderno, planilha ou aplicativo: comparação honesta

Não existe resposta certa para todo mundo. Cada opção tem um lugar.

Caderno de fiado

Onde é bom:

• Custa o preço do caderno.
• Não depende de bateria, internet ou celular.
• Todo mundo sabe usar, inclusive o cliente que quer conferir.
• A rubrica do cliente na folha tem valor como registro.

Onde aperta:

• Soma é manual. Erro de conta acontece, e quase sempre aparece na hora errada.
• Só existe em um lugar. Molhou, sumiu, rasgou: foi junto o dinheiro que você tem pra receber.
• Não avisa ninguém. Você precisa lembrar de quem cobrar.
• Com duas ou três pessoas atendendo, cada uma anota de um jeito.
• Para cobrar pelo WhatsApp, você precisa digitar o extrato na mão.

Planilha

Onde é boa:

• Soma sozinha, sem erro de conta.
• Dá para filtrar quem está devendo há mais de 30 dias.
• Grátis no Google Planilhas ou no Excel.
• Se estiver na nuvem, tem cópia de segurança.

Onde aperta:

• Alguém precisa passar do balcão para a planilha. Se a venda é anotada num papel e lançada depois, uma hora esquece.
• Fórmula quebra quando alguém apaga a linha errada.
• Não sabe o que foi vendido: o estoque continua separado.

Se você quer começar por ela, temos uma planilha de fiado grátis pra baixar, já com saldo por cliente e lista de atrasados.

Aplicativo de fiado

Existem aplicativos feitos só para anotar fiado, e existem sistemas de loja (com PDV, estoque e clientes) que trazem o fiado como uma das funções. Antes de escolher, confira no site oficial do app o que está incluso no plano grátis e o que é pago, porque isso muda.

Onde é bom:

• O saldo atualiza na hora em que você lança a venda.
• O extrato do cliente fica pronto para mostrar ou mandar.
• Fica no celular e, em geral, salvo na nuvem.
• Vários atendentes podem lançar no mesmo lugar, cada um com seu acesso.
• Alguns já montam a mensagem de cobrança.

Onde aperta:

• Precisa de celular com bateria e, na maioria, internet.
• Tem curva de aprendizado, pequena, mas tem.
• App só de fiado resolve o fiado, mas deixa venda, estoque e caixa em outro lugar. Você passa a lançar a mesma venda duas vezes.
• Se o app sair do ar ou mudar de preço, você precisa conseguir levar seus dados. Pergunte se ele exporta.

Quando trocar o caderno: um teste rápido

Responda com sim ou não:

1. Tenho mais de 15 clientes com saldo em aberto ao mesmo tempo.
2. Mais de uma pessoa anota fiado no balcão.
3. Já aconteceu de um cliente discordar do valor e eu não conseguir provar.
4. Gasto mais de meia hora por mês somando páginas.
5. Já esqueci de cobrar alguém por mais de um mês.
6. Quero cobrar pelo WhatsApp mandando o extrato.
7. O total que tenho pra receber no fiado já pesa no meu caixa.

Zero ou um "sim": o caderno está dando conta. Organize com o modelo acima e siga.

Dois ou três: uma planilha resolve a parte da soma e da lista de atrasados.

Quatro ou mais: está na hora de um aplicativo, de preferência um que registre o fiado no mesmo lugar em que você registra a venda.

Um exemplo hipotético para dar escala: uma mercearia que vende R$ 300 fiado por semana tem, em um mês, uns R$ 1.200 circulando no caderno. Se 10% disso se perde por esquecimento ou erro de conta, são R$ 120 por mês, R$ 1.440 por ano. Faça a conta com os seus números. Muitas vezes o prejuízo do caderno não aparece porque ninguém mede.

A pergunta não é "caderno ou aplicativo". É "quanto do meu dinheiro está dependendo da minha memória".

Como fazer a transição sem bagunça

Se decidir sair do caderno, não precisa fazer tudo num dia:

1. Escolha uma data de corte. Por exemplo, dia 1º do mês.
2. Lance só o saldo atual de cada cliente. Não precisa digitar o histórico todo. Um lançamento "saldo trazido do caderno em 01/11: R$ 42,40" resolve.
3. Guarde o caderno. Ele continua sendo o registro do que aconteceu antes. Não jogue fora.
4. Avise o cliente. "A partir de agora, consigo te mandar o extrato pelo WhatsApp." A maioria gosta.
5. Na primeira semana, confira. Compare o saldo de alguns clientes com o caderno para ter certeza de que nada ficou pra trás.

Na hora de cobrar, o tom faz toda a diferença. Temos modelos de mensagem pra cobrar cliente que deve sem constranger ninguém.

Perguntas frequentes

Qual o melhor caderno para anotar fiado?

Um caderno de capa dura, com folhas numeradas (ou que você numera) e espaço para um índice no começo. Brochura de 96 folhas costuma bastar para uma loja pequena. O tipo de caderno importa menos do que a regra de uma página por cliente e saldo em toda linha.

Caderninho de fiado vale como prova da dívida?

Ajuda, principalmente se tiver a rubrica do cliente nas compras. Sozinho e sem assinatura, é uma anotação sua, então vale guardar também comprovantes, mensagens e qualquer registro em que o cliente reconheça o valor. Explicamos isso melhor no post sobre as regras do fiado na lei. Não é aconselhamento jurídico: em caso concreto, fale com um advogado.

Existe aplicativo para anotar fiado de graça?

Existem opções gratuitas, tanto apps só de fiado quanto sistemas de loja com plano grátis que incluem fiado. Confira no site oficial de cada um o que o plano grátis cobre, quantos clientes aceita e se dá para exportar os dados.

Dá para usar caderno e aplicativo ao mesmo tempo?

Dá, mas é o jeito mais fácil de os dois ficarem diferentes. Se usar os dois, defina qual é o oficial e use o outro só como rascunho, lançando no oficial no mesmo dia.

Como o Taiq ajuda

No Taiq, o fiado não fica num app separado: ele é marcado na própria venda do PDV, então a venda, a baixa de estoque e o saldo do cliente acontecem num lançamento só. Cada cliente tem limite de fiado, extrato completo e histórico de pagamentos, e o sistema monta a mensagem de cobrança pro WhatsApp. Você confere e envia com um clique, pelo seu próprio WhatsApp.

O fiado está incluído no plano grátis do Taiq, que não pede cartão. Se o seu caderno passou no teste com quatro "sim" ou mais, vale experimentar com os clientes que você tem hoje.