Fechamento de caixa é a conferência que você faz no fim do dia (ou do turno) para comparar o que o sistema ou o caderno diz que foi vendido com o que realmente entrou: o dinheiro na gaveta, os Pix no extrato, as vendas no relatório da maquininha e o que ficou no fiado. Se os números batem, o dia fechou certo. Se não batem, você descobre a diferença no mesmo dia, quando ainda dá pra lembrar o que aconteceu.
Para fazer o fechamento de caixa você precisa de quatro coisas: o valor de abertura (o troco que começou na gaveta), o registro das sangrias e suprimentos do dia, a lista de vendas separada por forma de pagamento e dez minutos sem cliente no balcão. O passo a passo completo, com um modelo de folha pronto pra copiar, está logo abaixo.
Os termos que você precisa conhecer
Antes do passo a passo, quatro palavras que aparecem em todo caixa:
- Abertura de caixa: o valor em dinheiro que fica na gaveta no começo do dia, para dar troco. Exemplo: R$ 200 em notas pequenas e moedas.
- Sangria de caixa: retirada de dinheiro da gaveta durante o dia. Serve para não acumular muito dinheiro no balcão (por segurança) ou para pagar alguma despesa. Toda sangria precisa ser anotada.
- Suprimento de caixa: o contrário da sangria. É quando você coloca dinheiro na gaveta durante o dia, por exemplo porque acabou o troco.
- Quebra de caixa: a diferença entre o que deveria ter no caixa e o que tem de verdade. Pode ser falta (sumiu dinheiro) ou sobra (apareceu dinheiro a mais).
Como fazer fechamento de caixa: passo a passo
1. Abra o caixa contando o troco
Todo fechamento certo começa numa abertura certa. Conte o dinheiro da gaveta antes de abrir a loja e anote o valor, com data e nome de quem abriu. Se o troco de hoje é a sobra de ontem, conte de novo mesmo assim. É aqui que muita diferença nasce: alguém "acha" que tinha R$ 200 e tinha R$ 180.
2. Registre cada venda com a forma de pagamento
Cada venda precisa dizer como foi paga: dinheiro, Pix, cartão de débito, cartão de crédito ou fiado. Se o cliente pagou parte em Pix e parte em dinheiro, registre as duas partes separadas. Sem isso, não tem como conferir nada no fim do dia.
3. Anote toda sangria e todo suprimento na hora
Tirou R$ 500 da gaveta pra guardar no cofre? Anote. Pegou R$ 30 pra pagar o motoboy? Anote, e guarde o comprovante. Colocou R$ 50 em moedas porque acabou o troco? Anote também. O papelzinho da sangria vale mais do que a memória de qualquer um às sete da noite.
Sangria sem anotação vira quebra de caixa. Sempre.
4. Separe e conte o dinheiro
No fim do dia, conte o dinheiro físico separando notas e moedas. A conta do que deveria ter na gaveta é:
Dinheiro esperado = abertura + vendas em dinheiro + recebimentos de fiado em dinheiro + suprimentos − sangrias
Repare nos recebimentos de fiado: quando um cliente vem pagar o que deve em dinheiro, esse valor entra na gaveta, mas não é venda do dia. Se você esquecer dele, o caixa vai parecer que sobrou.
5. Confira o Pix no extrato do banco
Não confie no print que o cliente mostrou. Abra o extrato da conta (ou o app do banco) e confira se cada Pix registrado como venda entrou mesmo. Pix agendado, Pix "de mentira" (comprovante editado) e Pix que caiu na conta errada só aparecem aqui.
6. Confira o cartão no relatório da maquininha
Puxe o resumo do dia na maquininha ou no app da adquirente e compare com as vendas em cartão do seu registro, separando débito e crédito. Atenção: o relatório mostra o valor bruto vendido. O valor que cai na sua conta é menor, porque a maquininha desconta a taxa dela. No fechamento você confere o bruto; a taxa entra na conta de lucro (falamos disso no guia de como calcular margem de lucro).
7. Confira o fiado
Fiado não entra dinheiro no caixa, mas entra na conta do que foi vendido. Confira se cada venda fiada do dia está anotada no nome do cliente certo, com o valor certo. Venda fiada que não foi anotada é dinheiro que você nunca mais vê. Se o fiado é uma parte grande das suas vendas, vale ler o guia completo de como controlar fiado.
8. Feche, assine e guarde
Some tudo, compare com o total vendido, anote a diferença (se houver) e assine. Se mais alguém trabalhou no caixa, essa pessoa assina junto. Guarde a folha ou o registro por pelo menos alguns meses.
Exemplo de fechamento de caixa diário
Exemplo hipotético de uma loja pequena num dia comum:
- Abertura (troco): R$ 200,00
- Vendas em dinheiro: R$ 850,00
- Recebimento de fiado em dinheiro: R$ 100,00
- Suprimento (moedas para troco): R$ 50,00
- Sangria (dinheiro levado ao cofre): R$ 500,00
Dinheiro esperado na gaveta: 200 + 850 + 100 + 50 − 500 = R$ 700,00.
Dinheiro contado: R$ 690,00. Quebra de caixa: falta de R$ 10,00.
As outras formas de pagamento do mesmo dia:
- Pix: R$ 1.240,00 (conferido no extrato)
- Cartão de débito: R$ 620,00 (conferido na maquininha)
- Cartão de crédito: R$ 980,00 (conferido na maquininha)
- Fiado: R$ 180,00 (conferido nas fichas dos clientes)
Total vendido no dia: 850 + 1.240 + 620 + 980 + 180 = R$ 3.870,00. Os R$ 100 do fiado recebido não entram nessa soma, porque não são venda de hoje: são pagamento de uma venda antiga.
Modelo de folha de fechamento de caixa
Copie a lista abaixo num caderno, numa planilha ou imprima. Uma folha por dia (ou por turno).
Cabeçalho
- Data:
- Turno:
- Quem abriu:
- Quem fechou:
Dinheiro
- Abertura (troco inicial): R$
- Vendas em dinheiro: R$
- Recebimentos de fiado em dinheiro: R$
- Suprimentos (somar todos): R$
- Sangrias (somar todas): R$
- Dinheiro esperado (abertura + vendas + recebimentos + suprimentos − sangrias): R$
- Dinheiro contado: R$
- Diferença (contado − esperado): R$
Outras formas de pagamento
- Pix no registro: R$ / Pix no extrato: R$ / Diferença: R$
- Débito no registro: R$ / Débito na maquininha: R$ / Diferença: R$
- Crédito no registro: R$ / Crédito na maquininha: R$ / Diferença: R$
- Fiado no registro: R$ / Fiado anotado nas fichas: R$ / Diferença: R$
Fechamento
- Total vendido no dia: R$
- Troco que fica para amanhã: R$
- Observações (explicação de qualquer diferença):
- Assinatura de quem fechou:
- Assinatura de quem conferiu:
No papel, essa folha já resolve muito. A parte trabalhosa (separar vendas por forma de pagamento) fica mais fácil com um sistema de caixa gratuito que faz a soma sozinho.
O que fazer quando o caixa não bate (quebra de caixa)
Diferença pequena acontece. O problema é diferença que se repete ou que ninguém investiga. Antes de concluir que alguém pegou dinheiro, siga esta ordem:
- Conte o dinheiro de novo, de preferência outra pessoa. Nota grudada e moeda esquecida no fundo da gaveta são campeãs de "sumiço".
- Procure sangria ou suprimento sem anotação. Pergunte a todos que mexeram no caixa.
- Procure venda registrada na forma errada. Um Pix lançado como dinheiro cria falta no dinheiro e sobra no Pix, no mesmo valor. Se a falta de um lado é igual à sobra do outro, achou.
- Procure troco errado. Uma nota de R$ 50 confundida com R$ 20 vira R$ 30 de diferença.
- Procure venda não registrada ou cancelada sem estorno.
- Anote a diferença mesmo sem explicação. Uma falta de R$ 5 num dia não diz nada. Faltas de R$ 5 todo dia, sempre no mesmo turno, dizem muito.
O objetivo do fechamento não é achar culpado. É descobrir onde o dinheiro está escapando.
Posso descontar a quebra de caixa do salário do funcionário?
Aqui é preciso cuidado. O artigo 462 da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) proíbe, como regra, o empregador de fazer descontos no salário, salvo adiantamentos, previsão em lei ou contrato coletivo. O parágrafo 1º do mesmo artigo diz que, em caso de dano causado pelo empregado, o desconto só é lícito se essa possibilidade tiver sido acordada ou se houver dolo (intenção) do empregado.
Na prática, a Justiça do Trabalho costuma exigir mais do que uma cláusula no contrato: o empregador precisa conseguir provar que a falta foi culpa daquele funcionário. Se várias pessoas mexem na mesma gaveta, isso fica muito difícil. Além disso, algumas convenções coletivas preveem uma "gratificação de quebra de caixa" para quem trabalha no caixa, então vale conferir a convenção da sua categoria.
Isto não é aconselhamento jurídico. Antes de descontar qualquer valor de um funcionário, converse com seu contador ou com um advogado trabalhista.
Rotina de fechamento com funcionário
Quando você não é a única pessoa no caixa, o fechamento precisa de regras claras, combinadas antes, por escrito:
- Um responsável por turno. Quem abre e quem fecha o caixa assina a folha. Gaveta de "todo mundo" é gaveta de ninguém.
- Troca de turno com contagem. Se o caixa passa de uma pessoa para outra no meio do dia, conta-se o dinheiro na troca, com as duas presentes.
- Sangria só com registro. Ninguém tira dinheiro da gaveta sem anotar valor, motivo e horário.
- Conferência pelo dono, não só pelo funcionário. Quem fechou conta; você (ou outra pessoa) confere, de preferência no mesmo dia.
- Diferença conversada na hora, sem acusação. Pergunte o que aconteceu. Na maioria das vezes é erro de troco ou de lançamento.
- Acesso por função. Se o sistema permite, o funcionário do caixa vende, mas não apaga venda nem mexe em relatório.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre sangria e suprimento de caixa?
Sangria é tirar dinheiro do caixa durante o dia (para levar ao cofre ou pagar uma despesa). Suprimento é colocar dinheiro no caixa, normalmente para reforçar o troco. As duas precisam ser anotadas, senão o fechamento não bate.
Fechamento de caixa precisa ser todo dia?
Para loja que recebe dinheiro em espécie, sim: o fechamento de caixa diário é o que permite achar uma diferença enquanto você ainda lembra do que aconteceu. Se tem mais de um turno, o ideal é fechar a cada troca de turno.
O que é conferência de caixa?
É a etapa do fechamento em que você compara o que foi registrado com o que realmente entrou: dinheiro contado na gaveta, Pix no extrato, cartão no relatório da maquininha e fiado nas fichas dos clientes.
Quanto deixar de troco na abertura do caixa?
Depende do seu movimento e do valor médio das vendas. Uma forma simples: anote por uma ou duas semanas quanto troco você precisou e quantas vezes faltou. Mantenha sempre o mesmo valor de abertura, porque isso facilita a conta.
Como o Taiq ajuda no fechamento de caixa
No Taiq, o caixa do PDV funciona do jeito descrito aqui: você abre com o saldo inicial, registra as sangrias ao longo do dia e, no fechamento, confere os valores separados por forma de pagamento. Como cada venda já é registrada como dinheiro, Pix, cartão ou fiado (e uma venda pode ser dividida entre mais de uma forma), você não precisa separar nada na mão no fim do dia. As vendas fiadas ficam no extrato de cada cliente.
O PDV e o fiado estão no plano Grátis, e você pode ter até 2 usuários sem pagar nada. Se precisar de mais gente no caixa, os outros planos estão na página de preços do Taiq. Mesmo que você continue no caderno, use a folha acima: o importante é fechar o caixa todo dia.
